KOMPETENSI TENAGA ADMINISTRASI TERHADAP EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DI LEMBAGA PENDIDIKAN

Abstract

Transformasi digital dalam pengelolaan arsip di lembaga pendidikan menghadapi tantangan kompleks, terutama terkait kompetensi tenaga administrasi. Data menunjukkan 78% lembaga pendidikan di Asia Tenggara telah memulai digitalisasi arsip, tetapi hanya 35% yang berhasil mengoptimalkannya akibat keterbatasan kompetensi sumber daya manusia. Regulasi (UU No. 43/2009 dan ISO 15489-1:2016) menuntut standar kearsipan yang belum sepenuhnya terpenuhi, dengan kendala utama pada aspek sumber daya manusia. Penelitian ini bertujuan menganalisis pengaruh kompetensi tenaga administrasi terhadap efektivitas pengelolaan arsip. Jenis penelitian ini menggunakan metode library research (studi kepustakaan) dengan mengumpulkan dan menganalisis data dari sumber-sumber tertulis seperti jurnal, buku, peraturan perundang-undangan, laporan institusi, dan karya ilmiah terkait, sebagai bahan utama untuk mengumpulkan data dan menganalisis suatu masalah. Penelitian studi kepustakaan ini tidak melibatkan pengumpulan data secara langsung dilapangan (field research), tetapi berfokus pada eksplorasi dan sintesis informasi yang sudah ada. Kompetensi tenaga administrasi (meliputi aspek teknis kearsipan, teknologi informasi, manajerial, dan komunikasi) berkorelasi positif dengan efektivitas pengelolaan arsip. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa tenaga administrasi berkompetensi tinggi mampu mengurangi waktu retrievial dokumen sebesar 83,3% (dari 30 menit menjadi 5 menit) dan menurunkan kehilangan arsip hingga 90%. Peningkatan kompetensi spesifik memberikan dampak signifikan yakni seperti kompetensi teknis meningkatkan akurasi dokumen (40%), kompetensi TI meningkatkan efisiensi digitalisasi (65%), dan kompetensi manajerial menurunkan biaya penyimpanan (30%). Strategi pengembangan kompetensi (pelatihan rutin, sertifikasi, mentoring, dan integrasi penilaian kinerja) terbukti memberikan Return on Investment (ROI) 300% dalam 3 tahun. Dengan Demikian, pengembangan kompetensi tenaga administrasi merupakan faktor kritis dalam menciptakan sistem pengelolaan arsip yang efektif dan berkelanjutan. Investasi dalam peningkatan kompetensi memberikan return on investment (ROI) tinggi, termasuk efisiensi waktu, pengurangan biaya, dan peningkatan akuntabilitas. Lembaga pendidikan perlu mengadopsi pendekatan holistik yang memadukan aspek teknis, manajerial, dan SDM untuk mengatasi tantangan yang ada.